如何让您的团队会议更有效率？ - 安防知识网

前段时间，一天，笔者应约见客户，驱车赶抵目的地后，前台小姐告知，公司老总正在召开中高层管理会议，我们的约见时间被延后，但估计很快就会结束了。小姐满脸微笑，引座倒水过后，给了我们一些有关公司的市场宣传册和产品资料……想想也好，在见面之前能充分利用时间翻阅资料，借机了解企业背景，或许在待会儿的沟通中还能与客户多产生一些观点上的认同或共鸣。可不巧的是，那天的会议开得很特别，让我们等了个过午……\r\n散会后，客户直抱歉，说因为公司最近上了新的信息管理系统，在使用中碰到不少操作和协调上的问题，会上大家七嘴八舌，牵出不少烦事，使得会上难有定论，性急的老板在会上照直了点名骂人。笔者问：“是每周例会吗？”答曰：“可以说是吧。”“时间都那么长吗？”“那可没准，但这样的会几乎每天都要开”。“那为什么不控制时间呢？”“如何控制？会议上问题一来，七牵八扯的，就没完没了了”。\r\n那天，笔者不是参会人员，自然对开会的情景不得而知，但这让我想起了另外一次亲身经历的公司例会。同样是周六，会首，各业务员轮番总结业绩，同时提出问题，七嘴八舌，由于出发点各不相同，提的问题看似相关又不相同。会间，各级领导不断居高临下、插话回复问题，问题解答多头出政，让人感觉似是而非，无所适从。会后，结果不了了之，行为方式一切照旧。\r\n看来，开会看似简单却并非易事，有如名人所言：“会议是一群重要人物的聚集，他们中的每一个人单个来说什么事都做不了，但聚在一起却决定什么事都不做。”难怪有调查结果表明：“80%的经理承认，60%的时间在开会；80%的经理承认，60%的会议没有效率和效益！”\r\n那么，如何召开富有成效的会议呢？以下秘籍，愿与大家共飨。

召开高效会议的指导方针

1、事前准备好具体的议程，概述会议的目的和目标，并将议程提前分发给与会者，不搞突然袭击。\r\n2、明确会议的时限。\r\n3、会议准时开始，按时结束。\r\n4、在会议开始和结束时，有效地进行“W3s”（何事？何人？何时？）的回顾。\r\n5、各位与会成员均需有备而来，并要鼓励他们积极参与。\r\n6、在会议上不允许单个与会者搞一言堂，不让他人发言。\r\n7、会议的主持人应积极参与，但是不唱独角戏。\r\n8、如果有人（包括主持者）作长篇大论，要礼貌地请他缩短发言——要把重点放在会议的议程上。\r\n9、运用“暂时搁置”方法处理非议程的事项。\r\n10、会议的书面总结和“W3s”应该尽快发放（24-48小时内）。\r\n11、不要上边开大会，下边交头接耳开小会，每次只能有一人发言。\r\n12、不要对其他与会者吼叫或者有其它无礼举动。\r\n13、会议的成效和与会人数成反比，所以只邀请最必要的人员参加。\r\n14、会议如果到了规定时间尚未结束，应重新安排新的会议时间（通常的处理方法），或者在取得与会者同意的情况下延长会议时间 (少数情况下的处理方法)。\r\n15、如不能参加会议，应提前通知主持人，如可能的话，委派代表参加。\r\n16、在会议开始之前必须先将所有的手机关闭，会议期间不允许打电话。

会议中的“W3s” （何事？何人？何时？）管理

1、不要忽略它们，“W3s”是不会自动消失的！\r\n2、不要在会上完成，要在会议之前和之后完成“W3s”工作。\r\n3、在下一次会议之前，通知会议的书记员收集各人所负责的“W3s”工作的完成情况:\r\n·“W3s”工作已经完成；\r\n·“W3s”工作还未完成——将新的完成日期告诉书记员。\r\n4、会上主持人或书记员将询问与会者，“W3s”工作的完成情况。\r\n5、如果“W3s”的问题需要在会议上加以讨论，要预先通知会议主持人，将这个议题加入会议的议程中。

召开高效会议的八大要素

1、明确会议的目的——召开会议的原因。\r\n·解决问题\r\n·决策\r\n·作报告或演示（讲座）或者（互动）\r\n·反馈和评估（针对汇报或者演示型会议的反馈和评估）\r\n·以上均包括\r\n2、目标: 会议上要达成什么结果？——预期的结果。\r\n3、日期，时间和地点：开始和结束时间（会议时限）。\r\n4、议程: 要具体，有明确时间和具体议程。如果议程看上去不全面或者达不到预期成效——那么干脆不开。\r\n5、记录 (会议记录): 指派书记员进行记录。\r\n6、追踪 (W3s): 要求与会者和其他人采取的行动。已分派的W3s必须有任务承接人（何人Who?），具体的最终成果（何事What?）和具体的时限（何时When?）。在本次会议和下次会议之间必须完成这些分派的工作。\r\n 7、严格会议纪律。